Privacy Notice Employee

Cycle & Carriage Bintang Berhad and its subsidiaries (including but not limited to Lowe Motors Sdn. Bhd. and Ipoh Motors Sdn. Bhd.) (collectively, referred to as “CCB Group”, “us” or “we”, or each a “Company”) are dedicated to ensuring that all personal data provided to us in commercial transactions is handled in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 and any regulations, guidelines and circulars related thereto (collectively, the “Act”). For the purpose of this Notice, “personal data”, “processing” and “data processor” shall have the meaning as defined in the Act.

This Notice is issued pursuant to the Act for the purpose of providing you with an understanding on how employee-related personal data is collected, how we use the personal data collected, to whom the personal data will be disclosed, security measures adopted and your rights as a data subject. This Notice also seeks to encapsulate your responsibility as an employee of the Company to ensure the Company’s effective compliance with the Act.

1. What is personal data?
“Personal data” is broadly defined as information about an identifiable individual or information that allows an individual to be identified, including without limited to the name, age, address, telephone numbers, personal email address, marital status and race of an individual. For the purpose of this Notice, personal data encompasses sensitive personal data such as your physical or mental health or condition, political opinions and religious belief.

2. What personal data do we collect?
We collect and maintain different types of personal data in respect of individuals who seek to be, are, or were employed by us, including information necessary for employment purposes contained in:

  • Resumes and/or application form, education/marriage/birth certificates and pay-slips; (which may contain your bank account details and statutory contribution account details);
  • References and interview notes (which may include reference checks obtained by us);
  • Photographs and video;
  • Letters of offer and employment contracts;
  • Payroll information and employment benefits;
  • Beneficiary and emergency contact information;
  • Your medical reports .

Your personal data may be voluntarily given by you. However, for the purpose of entering into an employment contract, certain personal data is required before any employment can be offered and commenced. Therefore, failure to provide the necessary personal data may disqualify an individual from employment or from participation in certain company plans or entitlement to company’s employment benefits.

3. Notification and Consent
Generally, the Act requires us to obtain your consent to collect, record, hold, store, use and/or disclose (i.e. to “process”) your personal data. We will seek your consent before using your personal data for any purposes other than purposes as set out in Section 4 below except where such personal data is required to be processed by the Company in compliance with any legal requirement or as may be permitted under the Act. You may withdraw your consent to the processing of your personal data by writing to us in accordance with Section 10.

4. Use of Personal Data Collected
Your personal data is used and processed by us and/or data processor for the following employment purposes:

  • Determining eligibility for initial employment, including verification of references, qualifications and medical fitness;
  • Administering your pay and benefits including insurance and/or medical benefits for your immediate family members;
  • Processing employee work-related claims (e.g. worker compensation, insurance claims, etc.);
  • Processing employee’s loan application;
  • Establishing training and/or development requirements;
  • Establishing a contact point in the event of an emergency (such as spouse or next-of-kin);
  • Compiling directories;
  • Such other purposes related to the above as are reasonably required by the Company for employment purposes.

5. Disclosure
The Company may disclose your personal data to third parties for purposes stated above, including any governmental entity, financial institution(s), vendors and advisors of the Company, companies within CCB Group and our data processor who processes the personal data on our behalf in connection with the administration of employment benefits, payroll, training, performance management, security and similar matters.

In the event any of the personal data is shared with third parties, we typically require that they only use or disclose such personal data in a manner consistent with the use and disclosure provisions of this Notice.

6. Data Transfer and Sharing
Where we consider it necessary or appropriate for the purposes in accordance with this Notice, we may transfer your personal data to any of our group of companies or third party service or product providers within or outside the country under conditions of confidentiality and similar level of security safeguards.

7. Access and Data Integrity
We will take reasonable steps to ensure that the personal data held by the Company is accurate, complete, not misleading and kept up-to-date. You as a data subject have the right to require access to your personal data held by the Company (at a prescribed fee, if any) and to request to update or correct the personal data. Any such requests may be directed to our privacy officer, contact details of whom are set out in section 10 below.

We reserve our rights to refuse to comply with your request for access and/or request for correction as stated above in circumstances permitted by the Act, in which case we will notify you of the same by notice in writing.

8. Protection of Personal Data
We endeavour to maintain physical, technical and procedural safeguards that are appropriate to the sensitivity of your personal data held by the Company. These safeguards are designed to prevent the personal data from any loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction.

9. Retention of Personal Data
Except as otherwise permitted or required by applicable law or regulatory requirements, we endeavour to retain any personal data held by us only for as long as we believe is necessary to fulfil the purposes for which it was collected.

10. Inquiries or Concerns
If you have any questions about this Notice or concerns about how we manage your personal data, please contact our Human Resource Department at 03- 77116115 (Puan Nora) or gurmit.kaur@ccb.com.my or write to us at Cycle & Carriage Bintang Berhad, No. 16, Jalan PJU 7/5, Mutiara Damansara, 47800 Petaling Jaya. We will endeavour to answer your questions and advise you of any steps taken to address the issues raised by you.

To the extent that your consent is required, we will assume, unless you advise otherwise, that you have hereby consented to us processing your personal data in accordance with this Notice.

11. Miscellaneous
We may from time to time amend this Notice. Please check our website www.ccb.com.my for information on any changes to this Notice. In the event of any inconsistency or conflict between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail.

12. Employee’s Obligation under the Act
In the course of our business, we also collect and maintain personal data in respect of individuals who seek to be, are, or were the customers, contractors, suppliers, advisors, service providers and such other persons whose personal data will be collected for business operation purposes (collectively, “Business Related Parties”). As an employee of the Company, you are required to handle any personal data of the Business Related Parties in compliance with the Act and the Company’s privacy policies/notices.

Cycle & Carriage Bintang Berhad dan subsidiarinya (termasuk tetapi tidak terhad kepada Lowe Motors Sdn. Bhd. dan Ipoh Motors Sdn. Bhd.) (secara kolektifnya, dirujuk sebagai "Kumpulan CCB", "kami", atau setiap "Syarikat") berdedikasi untuk memastikan semua data peribadi yang diberikan kepada kami dalam urus-niaga perdagangan dikendalikan dengan mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan peraturan-peraturan, garis panduan dan pekeliling yang berkaitan dengannya (secara kolektifnya, "Akta"). Untuk tujuan Notis ini, "data peribadi", "pemprosesan" dan "pemproses data" mengandungi erti sebagaimana yang ditakrifkan dalam Akta.

Notis ini dikeluarkan menurut Akta dan bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada anda tentang cara data peribadi pekerja dikumpul, cara kita menggunakan data peribadi yang dikumpul, kepada siapa data peribadi akan dizahirkan, langkahlangkah keselamatan yang digunakan dan hak-hak anda sebagai subjek data. Notis ini juga bertujuan untuk merangkumi tanggungjawab anda sebagai pekerja Syarikat untuk memastikan Syarikat mematuhi Akta tersebut dengan efektif.

1. Apakah Data Peribadi?
"Data Peribadi" ditakrifkan secara am sebagai maklumat mengenai individu yang boleh dikenalpasti atau maklumat yang membolehkan seseorang individu untuk dikenalpasti, termasuk tanpa terhad kepada nama, umur, alamat, nombor telefon, alamat e-mel peribadi, status perkahwinan dan bangsa seseorang individu. Untuk tujuan Notis ini, data peribadi merangkumi data peribadi yang sensitif seperti kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda, pendapat-pendapt politik dan kepercayaan agama anda.

2. Apa Data Perbadi yang kami kumpul?
Kami mengumpul dan mengekalkan pelbagai data peribadi yang berkaitan dengan individu yang akan diupah, telah diupah atau pernah diupah oleh kami, termasuk maklumat yang diperlukan untuk tujuan pekerjaan yang terkandung dalam:

  • Resume dan / atau borang permohonan, sijil pendidikan / perkahwinan / kelahiran dan slip gaji (yang mungkin mengandungi butiran akaun bank anda dan butiran akaun sumbangan berkanun);
  • Rujukan dan nota temuduga (yang mungkin menganduing rujukan peribadi yang kami peroleh);
  • Gambar dan video;
  • Surat tawaran dan kontrak pekerjaan;
  • Maklumat gaji dan faedah pekerjaan;
  • Benefisiari dan maklumat perhubungan kecemasan; dan
  • Laporan perubatan anda.

Data peribadi anda boleh diberi secara sukarela oleh anda. Walaubagaimanapun, untuk tujuan pengikatan kontrak pekerjaan, data peribadi tertentu diperlukan sebelum sebarang pekerjaan boleh ditawarkan dan dimulakan. Oleh itu, kegagalan untuk memberi data peribadi yang diperlukan boleh menghilangkan kelayakan seseorang individu daripada pekerjaan atau daripada penyertaan dalam sesetengah pelan syarikat atau hak untuk faedah pekerjaan syarikat.

3. Pemberitahuan dan Persetujuan
Secara amnya, Akta tersebut memerlukan kami untuk mendapat persetujuan anda untuk mengumpul, merekod, memegang, menyimpan, menggunakan dan / atau menzahirkan (iaitu "memproses") data peribadi anda. Kami akan mendapat persetujuan anda sebelum menggunakan data peribadi anda untuk tujuan selain daripada tujuan-tujuan yang dinyatakan di dalam Seksyen 4, kecuali jika data peribadi itu perlu diproses oleh Syarikat untuk mematuhi kehendak undangundang atau sebagaimana yang dibenarkan di bawah Akta tersebut.

Anda boleh menarik balik persetujuan terhadap pemprosesan data peribadi anda dengan menulis kepada kami menurut Seksyen 10.

4. Penggunaan Data Peribadi Dikumpul
Data peribadi anda digunakan dan diproses oleh kami dan / atau pemproses data bagi tujuan pekerjaan berikut:

  • Menentukan kelayakan untuk pekerjaan awal, termasuk pengesahan rujukan, Kelayakan dan kesesuaian kesihatan;
  • Penyelenggaraan gaji dan faedah termasuk insurans dan / atau faedah perubatan untuk ahli keluarga terdekat anda;
  • Pemprosesan tuntutan pekerja (contohnya, pampasan pekerja, tuntutan insurans, dan lain-lain);
  • Pemprosesan permohonan pinjaman pekerja;
  • Memastikan keperluan untuk tujuan latihan dan / atau perkembangan;
  • Untuk tujuan perhubungan sekiranya berlaku kecemasan (seperti pasangan atau waris kadim);
  • Menyusunatur direktori; dan
  • Tujuan yang berkaitan dengan tujuan-tujuan di atas sebagaimana yang dikehendaki secara munasabah oleh Syarikat untuk tujuan pekerjaan.

5. Penzahiran
Syarikat boleh menzahirkan data peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga untuk tujuan yang dinyatakan di atas, termasuk entiti kerajaan, institusi-institusi kewangan, pemborong dan penasihat Syarikat, syarikat-syarikat dalam Kumpulan CCB dan pemproses data kami yang memproses data peribadi bagi pihak kami yang berkaitan dengan urusan faedah pekerjaan, gaji, latihan, pengurusan prestasi, keselamatan dan perkara-perkara yang berkaitan.

Sekiranya data peribadi anda dikongsi dengan pihak-pihak ketiga, kami mewajibkan mereka menggunakan atau menzahirkan data peribadi itu dengan cara yang selaras dengan peruntukan penggunaan dan penzahirkan peruntukan Notis ini.

6. Pemindahan dan Perkongsian Data
Di mana kami menganggap sebagai keperluaan atau sesuai untuk tujuan di bawah Notis ini, kami akan memindahkan data peribadi anda kepada syarikat-syarikat kumpulan kami atau perkhidmatan pihak ketiga atau pembekal produk dalam atau luar negara di bawah syarat-syarat kerahsiaan dan tahap perlindungan yang setara.

7. Akses dan Integriti Data
Kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi yang dipegang oleh kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Anda sebagai subjek data mempunyai hak untuk mendapatkan akses kepada data peribadi yang dipegang oleh Syarikat (dengan fi yang ditetapkan, jika ada) dan meminta data peribadi anda dikemaskini atau dibetulkan. Permintaan anda boleh disalurkan kepada pegawai privasi kami melalui butir-butir perhubungan yang dinyatakan dalam seksyen 10 di bawah.

Sebagaimana yang dibenarkan dalam Akta ini, kami mempunyai hak untuk enggan mematuhi permintaan anda untuk mengakses dan / atau permintaan untuk membetulkan seperti yang dinyatakan di atas di mana kami akan memberikan pemberitahuan dengan notis secara bertulis.

8. Perlindungan Data Peribadi
Kami berusaha untuk mengekalkan fizikal, teknikal dan tatacara yang sesuai dengan sensitiviti data peribadi anda yang dipegang oleh Syarikat. Langkahlangkah perlindungan ini direka untuk menghalang data peribadi daripada sebarang kehilangan, salah guna, pengubahsuaian, akses atau penzahiran yang tidak dibenarkan atau tidak sengaja, pengubahan atau pemusnahan.

9. Penyimpanan Data Peribadi
Kecuali sebagaimana yang dibenarkan atau dikehendaki di bawah undang-undang atau peraturan yang berkenaan, kami berusaha untuk menyimpan data peribadi yang kami percayai adalah diperlukan untuk memenuhi tujuan-tujuan pengumpulan data peribadi tersebut.

10. Pertanyaan dan Khuatiran
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Notis ini atau khuatiran tentang bagaimana kami menguruskan data peribadi anda, sila hubungi Bahagian Jabatan Sumber Manusia kami di 03-77116115 (Puan Nora) atau gurmit.kaur@ccb.com.my atau menulis kepada kami di Cycle & Carriage Bintang Berhad, No.16, Jalan PJU 7/5, Mutiara Damansara, 47800 Petaling Jaya. Kami akan berusaha untuk menjawab soalan anda dan menasihati anda tentang langkah-langkah yang boleh diambil untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan.

Setakat mana persetujuan anda diperlukan, kami akan menganggap, melainkan jika anda memberi nasihat jika tidak, bahawa anda telah dengan ini memberikan persetujuan kepada kami untuk memproses data peribadi anda selaras dengan Notis ini.

11. Lain-Lain
Kami berhak untuk meminda Notis ini dari semasa ke semasa. Sila semak laman web www.ccb.com.my bagi maklumat mengenai sebarang perubahan ke atas Notis ini. Jika adanya sebarang ketaktekalan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan digunakan.

12. Obligasi Pekerja dalam Akta
Untuk tujuan penyelarasan perniagaan kami, kami juga mengumpul dan mengekalkan data peribadi yang berhubungan dengan individu yang akan menjadi, adalah, ataupun telah menjadi pelanggan, kontraktor, pembekal, penasihat, pembekal perkhidmatan dan data peribadi pihak-pihak lain akan dikumpul untuk operasi perniagaan (secara kolektifnya, "Pihak-Pihak Berkaitan"). Sebagai seorang pekerja Syarikat, anda dikehendaki mengendalikan data peribadi Pihak-Pihak Berkaitan selaras dengan Akta dan dasar privasi / notis Syarikat.